Większość  urządzeń  wielofunkcyjnych do biur jest standardowo wyposażonych w skanery oraz oprogramowanie umożliwiające zamianę dokumentów papierowych na pliki JPG, TIFF oraz PDF. Dodatkowo, można je także wyposażyć w moduł I-OPTION, który pozwala na zamianę tekstu pisanego na tzw. przeszukiwalne pliki PDF.  Dzięki temu użytkownicy mogą łatwo – bo w formie elektronicznej – archiwizować  wszelkie potrzebne materiały. Co więcej, moduł ten umożliwia przeszukiwanie dokumentów pod kątem konkretnych słów i fraz kluczowych. Inżynierowie Konica Minolta poszli jednak o krok dalej i od niedawna dostępne jest najnowsze, autorskie  rozwiązanie o nazwie SMARTSCSAN, służące do digitalizacji i dokumentów. 

Inteligentne skanowanie

Poza standardowymi formatami JPG, TIFF i PDF, aplikacja SMARTSCAN pozwala na szybką zamianę dokumentów drukowanych także do formatu Word, Excel oraz SPDF, czyli przeszukiwalnych plików PDF. W wersji bardziej zawansowanej program automatycznie odróżnia od siebie digitalizowane dokumenty i zapisuje je na serwerze jako odrębne pliki, nadając im inne nazwy. Wystarczy, aby dokumenty  w podajniku zostały przedzielone pustą, biała kartką. W wersji najbardziej zaawansowanej SMARTSCAN ARCHIVE oferuje użytkownikom program do profesjonalnego archiwizowania danych na serwerze. Aplikacja może być stosowana we wszystkich urządzeniach Konica Minolta,  które bazują na technologii OPEN API. 

 – Rozwiązania Konica Minolta do digitalizacji i archiwizacji dokumentów pozwalają łatwo usprawnić obieg dokumentów w biurze, ograniczyć koszty ich przechowywania oraz szybciej dotrzeć do potrzebnych informacji – mówi Mateusz Macierzyński, kierownik produktu ds. oprogramowania i rozwiązań w Konica Minolta Business Solutions Polska.

Oszczędność czasu, pracy i kosztów

Aplikacja SMARTSCAN jest niezwykle łatwa i wygodna w obsłudze.  Pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze.  W ciągu pięćdziesięciu sekund można zeskanować i zapisać w formie elektronicznej aż dziesięć stron maszynopisu! Ta sama praca zajęłaby profesjonalnej maszynistce co najmniej godzinę.   Zamiast zatrudniać sekretarkę do przepisywania dokumentów lub kupować kolejne szafy, aby gromadzić w nich sterty dokumentów, wszystko możemy mieć szybko pod ręką, zapisane w komputerze. Co ważne,  równie szybko możemy odszukać potrzebny nam dokument lub dane.   Nie trzeba nikogo przekonywać, że łatwo przekłada się to oszczędność czasu i pieniędzy.