2011-07-29
Wydatki na druk stanowią znaczną część budżetu każdej firmy. Duże przedsiębiorstwa wydają na ten cel nawet kilkanaście tysięcy złotych miesięcznie, choć często nikt z kierownictwa nie zdaje sobie z tego sprawy.

Wszystko dlatego, że koszty rozproszone są pomiędzy różne działy, a pojedyncze faktury niewielkie. Warto jednak to zmienić, gdyż wprowadzenie systemów zarządzania drukiem w firmie szybko przekłada się na spore oszczędności.    

Większość firm posiada bardzo różnorodną flotę drukującą. Im większe przedsiębiorstwo i im dłużej działa na rynku, tym większa paleta urządzeń kupionych u różnych producentów i w różnym stanie technicznym. To wynik braku skoordynowanej polityki zakupowej i jednolitego systemu zarządzania dokumentami. Jeśli firma posiada swoje oddziały w wielu miastach, sytuacja jest jeszcze gorsza, bo każdy z kierowników placówki inwestuje na własną rękę. 

- Niewielu klientów ma świadomość, ile naprawdę wydają na drukowanie dokumentów. Większość jest wyraźnie zaskoczona, kiedy poznaje faktyczne koszta. Z punktu widzenia banku, dużej instytucji finansowej lub handlowej, wydatki na toner czy serwis drukarek w wysokości 50-200 zł to niewiele. Kiedy jednak w ciągu miesiąca zbierze się kilkadziesiąt takich faktur, okazuje się, że jest to niemała kwota, na której można sporo zaoszczędzić– mówi Paweł Grzyb, Optimized Print Services Product Manager w Konica Minolta Polska. 

Zarządzanie urządzeniami

Na szczęście powoli zmienia się świadomość kadry zarządzającej. Coraz częściej zdają sobie oni sprawęże różnorodność posiadanego sprzętu niepotrzebnie generuje dodatkowe koszty. W dobie oszczędności szukają sposobów na ich redukcję i optymalizację. Najlepszym lekarstwem na zbyt wysokie wydatki jest odpowiednie zarządzanie drukiem. Pakiet OPS Monitoring Comfort Plus zapewnia zarządzanie i serwisowanie wszystkich urządzeń drukujących będących w dyspozycji przedsiębiorstwa, bez względu na ich ilość, lokalizację oddziałów firmy oraz producenta maszyn.

- Jesteśmy w stanie monitorować ponad 23 tysiące modeli urządzeń wyprodukowanych na całym świecie i zapewnić do nich ciągłą dostawę materiałów eksploatacyjnych oraz opiekę serwisową – dodaje Paweł Grzyb. - Dzięki temu nasi klienci mogą pozbyć się kłopotów związanych z serwisowaniem i logistyką sprzętu, i ujednolicić system zarządzania drukiem.  

Jeden zamiast wielu

Każdy z menadżerów doskonale wie, że zawarcie jednego dużego kontraktu na obsługę serwisową, zamiast kilkunastu czy nawet kilkudziesięciu mniejszych, znacznie upraszcza zarządzanie i przyczynia się do obniżania kosztów w firmie. Dlatego nie trzeba ich do tego długo przekonywać. OPS Monitoring Comfort Plus dodatkowo pozwala na zdalny monitoring wszystkich urządzeń. Dzięki temu informacja o awarii lub braku tonera automatycznie dociera do najbliższego serwisu, który natychmiast wysyła na miejsce technika. Monitoring pozwala także śledzić wykorzystywanie wszystkich urządzeń przez pracowników i dokładnie określić ilość kopii, które każde z nich wykonało w ciągu miesiąca. Wdrożenie tak zautomatyzowanego systemu wpływa więc nie tylko na koszta, ale i zwiększenie wydajności drukarek, ze względu na efektywniejsze wykorzystanie sprzętu.

Nadzór eksperta

W ramach pakietu, na życzenie klienta, można oddelegować do siedziby przedsiębiorstwa osobę, która na miejscu będzie odpowiadała za nadzór i obsługę floty drukującej. Oprócz koordynowania zleceń serwisowych, dostaw materiałów eksploatacyjnych czy generowania potrzebnych raportów, w zakres jej obowiązków wchodzić może także pomoc we wspieraniu użytkowników i rozwiązywaniu problemów, na jakie napotykają podczas codziennej eksploatacji maszyn. Obecnie zajmują się tym głównie działy IT, co zabiera ich pracownikom wiele czasu. Zamiast zajmować się rozwiązywaniem zadań kluczowych dla firmy, wymieniają toner w drukarkach bądź wyciągają papier, który się w nich zaciął.

Efekt: redukcja kosztów

Z wieloletnich doświadczeń Konica Minolta wynika, że firmy, które zdecydowały się na aktywne zarządzanie drukiem mogą zredukować roczne wydatki na ten cel nawet o kilkadziesiąt procent. Wiąże się to głównie ze zmniejszeniem kosztów serwisowania urządzeń, ich bardziej racjonalnym wykorzystaniem oraz rezygnacją z wcześniejszego zamawiania i składowania dużej ilości różnorodnych materiałów eksploatacyjnych. 

Nadesłał: Marcin Sabała